2014年1月から「GTDことはじめ」としてGTDを始めたわけですが、それから3年も経ちましたか。今ではすっかりGTDですっきりタスク処理！ってわけにはいってないです。そんなに使いこなせてないです。でも、中途半端にでも取り込んだことで、多少は効率が上がった部分もあるかなぁという気がしないでもない。ネットには例によって成功例しか見つかりませんので、失敗例というか、こんな奴もいるんだよというところで少しさらしてみます。
まずタスクリストですが、一本化できてません。あちこちに分散してます。それでも、どっかのリストには書き出してあるという状態はだいたい維持できます。頭の中がタスクで埋まってなくてクリアという状態にはなってませんが、なんか忘れてたって不安はあんまりないです。それでもリストに書けてなくて忘れてることもあるんですが、それはもう諦めるというように割り切っています。本当に必要なタスクなら、また必要なシチュエーションが発生して思い出すでしょうから。
タスクリストは、メインは自宅のPCにテキストファイルで置いてます。ウェブアプリを使えば出先でも参照できるというのはわかるのですが、やはりテキストファイルの記述の自由度の高さは捨てがたいものがあります。逆に言ってしまえば、タスク管理ツールで管理できる状態にまでタスクを分解できてないってことでもあるのですが。
次に使っているのはメモ用紙です。タスクリストはPCに向かわないと見れないし更新もできません。そこに書くまでもないような小さなタスクはメモ用紙に書きます。基本、1日に1枚です。朝にその日にやることを全部書き出していって、タスクが完了したら線を引いて消して終了です。一日が終わって残ったタスクで、引き続き取り組むべきことであればPCのメインタスクリストに転記します。
メモと似たような運用ですが、手帳も使ってます。これは主に外出中のタスク管理。スマホも持ってますが、タスク管理用にシステム手帳を常に持ち歩いてます。やっぱり紙とペンによる手軽さは捨てがたいものがありますので。手帳にはペンホルダーがついていて、常にボールペンを指すようにしてますので、この手帳さえ持っていればいつでもタスクの追加・削除ができます。出かけるときに、今日の外出中にこなしたいタスクを手帳に転記し、完了したら線を引いて消します。外出中にタスクを思いついたら手帳にメモします。帰宅して残ったタスクと追加されたタスクをPCのメインタスクリストに整理します。
肝心のメインタスクリストですが、整理はいまいちできてません。テキストファイルだからということもありますが、とにかく思いついたことを書き殴っていきますので、全然整理できてないです。一応、すぐやるタスクと、今はしなくてもいいものは分けてはいるのですけれどね。
定期的な振り返りも全くできてません。思いついたときに、できる範囲でタスクリストの整理をしているくらいです。特に計測してませんが、月に一回くらいのペースでしょうか。
タスクの分解もしっかりは行えてません。わりとふわっとした状態のタスクも、そのまま放置してあったりします。また、タスクリストは頻繁に見ますので、心がけるポリシーみたいなものもいくつか書いてあったりします。「いつもニコニコしていること」みたいなものですね。こんなの処理できるものではありませんからGTD的にはタスクリストに書くべきではないのでしょうけれど、そこに書いてあれば毎日目にして自分に言い聞かせられるので、それでいいかと割り切って使ってます。
こんな感じで、非常にいい加減でとてもGTDをやってますとは言えない状態ではありますが、タスクを思いついたときにすぐにメモをする習慣は身につきました。ですので、タスクを忘れてしまって困ったということは減りましたし、次に何をすべきかというときにタスクリストを見て考えればいいというのは気持ちとしては非常に楽です。もっと何か大事な用事があったんじゃないかとか心配にならなくて済みますからね。
という感じで、とてもGTDとは言えませんが、それでも多少は日常が改善されてよかったかなと思っている私の現状のお話でした。